سجلات المفوضية
 
 
السجلات والنشاط الكشفي :
من الخطاء ألا تكون لنا سجلات او تكون سجلاتنا مهلة أو مهلة أو تهمل السجلات القديمة وإن كل ما نبغيه أن تكون سجلاتنا بسيطة جميلة يراعى فيها الدقة والنظام بحيث تدل الإحصائيات على مستوى كل فرد في الفرقة أو المفوضية كما أنه يجب أن تكون المحاضر دليلا واضحا على الأعمال ، وتكون التقارير صورة حية للنشاط .
أهمية السجلات للمفوضية الكشفية :
1 ـ أنها تنظيما ضروريا لنشاط المفوضية فهي توضح ما أنجز وما سوف نقوم به .
2 ـ السجلات توضح الطريق لمن سيخلفوننا في النشاط بحيث يبدؤون من حيث انتهينا بما يكفل للمفوضية النمو والازدهار .
3 ـ وهي وسيلة لتركيز عادتي النظام والدقه في المفوض والأفراد المنتسبين أيضا .
4 ـ هي مهمة في حياة الأفراد والجماعات ففي حركة الكشف قد يصبح الفرد بعد فترة قائد للفرقة أو المفوضية وسيفخر بسجلاته كلما وقع نظره عليها .
السجلات الخاصة بالمفوضية الكشفية :
قد يكون للمفوضية الكشفية عدة سجلات متنوعة ويمكن وضعها في سجل عام موحد أيضا فهناك سجلات للقائد وسجلات للسكرتير وسجلات لامين الصندوق وأمين العهدة وكذلك يجب ان يكون هناك ملفات لحفظ الأوراق وخلافه .
ويمكن ان تقسم السجلات الى قسمين ( الملفات ـ السجلات )
 
أولا :- الملفــــــات
 
1 ـ ملف الصادر :- وفيه صورة لكل ما يكتبه المفوض من خطابات او رسائل الى قادة الفرق أو الهيئات المتعاونة أو أولياء الأمور أو الإدارة التعليمية .
2 ـ ملف الوارد :- وفيه كل ما يرد للمفوضية من خطابات وتعاميم وتوجيهات .
3 ـ ملف النشاط العام :- وتوضع فيه الأوراق التي استخدمت للتخطيط للمعسكرات أو الرحلات أو الدورات أو المسابقات الرياضية والكشفية وتوضع فيه اللوحات التي رسمها  رسام الخرائط لطرق ومواقع المخيم والتخييم .
4 ـ ملف الصور والنشرات :- وهو يحتوي على البوم تجمع فيه كل الصور عن المناسبات الكشفية للمفوضية يزوده ( المصور ) بلقطات عن المعسكرات الكشفية وملف آخر تمتد يد كل متخصص في المفوضية لإعداده فمثلاً ( الرسام ) باللوحات المرسومة عن الأنشطة .
 
وتوضع به نسخة من النشرات التي تصدرها المفوضية وصور للأوراق والمطبوعات الخاصة بالمفوضية ، وبهذا يعتز كل فرد بهذه الملف لأنه اشترك فيه بنفسه ويفخر كل فرد به لأنه يحتوي تراث المفوضية والمنتسبين إليها .
وهناك ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في المعسكرات والرحلات وخلافه .
 
 
 
ثانيا :- السجلات الدفترية
 
أ ) ـ السجل العام للمفوضية :- 
ويحتوي هذا السجل على :
ـ بيانات ومعلومات عن المفوضية والفرق التابعة لها
ـ الخطة الزمنية ( أهدافها ـ وسائل تحقيقها ـ وتوزيعها على الفصلين الدراسيين )
ـ الأعمال التي تم تنفيذها ولم تدرج في الخطة والتقويم الأسبوعي للطلائع
ـ اجتماعات الفرقة التنظيمية ـ والتدريبه
ـ سجل تقدم أفراد الفرقه
ـ برنامج قبول في المرحلة والمنهج
ـ بيانات عن الأفراد مفصله
ـ زيارات للفرقه ولوحه الشرف وخطابات مدير المدرسة وسيتم دراسة هذا السجل بالتفصيل في الدراسة .
 
ب ) ـ السجلات المساعدة :-
يمكن لقائد المفوضية إضافة السجلات التي يراها ضرورية لمفوضيته والتي يستطيع من خلالها ان يبرزها بصورة جيدة ومشرفة أيضا ومن هذه السجلات :-
1 – سجل المنتسبين :-
تسجل فيه أسماء أفراد الفرق الكشفية الموجودة بالمفوضية وبيانات تفصيلية عن قادتها ومنح الأرقام الخاصة بالتسجيل للقادة والأعضاء وصرف بطاقات العضوية لهم بناء على ذلك.
2ـ سجل العهدة :-
يدون في حقوله محتويات المفوضية من العهد بأنواعها المستديمة الثابتة وكذلك الغير مستديمة ( المستهلكة ) بطريقة منظمة تستوفي كل المعلومات عن العهد حتى يسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
 
 
3 ـ سجل الرحلات :-
يدون في هذا السجل ما تقوم به المفوضية من رحلات على شكل تقارير شاملة لعدد من المعلومات المهمة عن الرحلة مثلا ( المكان ، الموعد ، العدد، القادة ، البرنامج ، الأهداف، مرئيات القائد عن الرحلة ……الخ
4 ـ سجل المعسكرات :-
هو سجل يشبه في محتوياته سجل الرحلات حيث يدون فيه معلومات متكاملة عن المعسكرات التي نفذت في المفوضية ( نوع المعسكر ، العدد المشارك ، المكان ، الموعد ، قائد المعسكر ، برنامج المعسكر ، ملاحظات القائد عن المعسكر …..الخ
5 ـ سجل الميزانية والمصروفات :-
سجل مالي يدون فيه الحالة المالية للمفوضية كالميزانية وبنود صرفها منها وجهة صرفه ……الخ
6 ـ سجل الخدمات : -
وهي التي تقوم بها الفرق الكشفية على مستوى البلد من مشاركة في أسابيع التوعية العامة كالمرور والشجر والنظافة وغيرها . وكذلك المشاريع الأخرى التي تقوم بها الفرق كالاهتمام مثلا بحديقة من حدائق البلد أو طلاء شارع من الشوارع أو المشاركة في مشاريع أخري مع جهات أخرى تدون هذه المشاركات ، ولا يكتب في السجل معلومات وافيه عنها مثلا ( العدد المشارك ، نوع الخدمة ، مكانها ، ميزانيتها ، موعدها………. الخ )
7 ـ سجل حفلات السمر :-
يدون في هذا السجل كل معلومة حول حفلات السمر التي تقيمها المفوضية أو أحد الفرق التابعة لها مثلا ( المناسبة ، المشاركون ، الوقت ، المكان ، الضيوف ، الفقرات …….الخ
8 ـ سجل الحالات الفردية للمنتسبين :-
وهذا السجل مهم جدا حيث يدون فيه معلومات عن كل فرد من الأفراد المنتسبين للمفوضية ويدون عنه معلومات مثل ( السن ، المرحلة ، المرتبة الكشفية ، المدرسة ، الفرقة ، وحتى الأمور الخاصة تدون فيه كالحالة الصحية ، الاجتماعية ، المستوى الدراسي الخ ) ووجوده مهم لأنه يسهل التعامل مع الأفراد عند الرغبة في معرفة حالتهم أو الحالات الفردية فيهم .
9 - سجلات الاجتماعات التدريبية ( للأشبال والكشافة ) :-
يدون في هذا السجل تقرير مفصل عن الاجتماعات التدريبية على مستوى ( الأشبال / الفتيان / المتقدم ) فمثلاً يسجل فيه الموعد ، عدد المشاركين ، برنامج الاجتماع ، الأهداف التي تحققت من الاجتماع ، مميزات الاجتماع …….. الخ
10 - سجل مجلس الشرف :-
سجل خاص باجتماعات مجلس شرف المفوضية المكون من المفوض وهيئة التدريب ورؤساء اللجان بالمفوضية ويدون فيه تقرير مفصل عن الاجتماع ، موعده ، مكانه ، المشاركون فيه ، جدول أعماله ، البرنامج الزمني ، توصيات الاجتماع ………. الخ ) .
11 – سجل الشارات والأوسمة :-
وهو سجل خاص للشارات التي تمنح لأفراد الفرق الكشفية بالمفوضية بعد اجتيازهم لمتطلبات الحصول عليه مثل شارات الهوايات وشارات الجدارة
12 - النشاط العام :-
وهو ملخص للنشاطات بشكل عام تدون فيه تقارير مختصرة عن النشاطات المنفذة ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة .
13 – سجل مواعيد الأنشطة وتوزيعها :-
وهذا السجل بالرغم من انه بسيط إلا انه مهم جدا للمفوض الكشفي فهو ورقه واحدة تحتوي على جميع الأنشطة طوال فترات النشاط خلال العام ، لان انشغال المفوض الكشفي بالتدريس قد ينسيه موعدا لمعسكر أو اجتماع أو دورة لأنه معلم أساسا فوجود هذا السجل مهم جدا للمفوض الكشفي لسهولة الاطلاع عليه والتسجيل فيه .