أخي القائد يجب أن يكون لديك السجلات التالية :

*سجل العهدة : وهو السجل الذي يكتب بها جميع العهد الموجودة في الفرقة آو النادي ويعمل لها جرد ويصنف كل نوع على حدا . ويسجل اسم المستعير لأي شيء يأخذ من العهدة .

*سجل مجلس الشرف :وهو السجل الذي يكتب فيه جميع ما يدور داخل الاجتماع من مناقشات واقتراحات تنصب في مصلحة الفرقة وإيجاد الحلول والآراء المناسبة..

*سجل الرحلات : وهو السجل الذي يدون فيه جميع ما يقوم به الكشافين في الرحلة وجميع الاحتياجات والشؤون الخاصة بالرحلة .

*سجل الميزانية : وهو السجل الذي يسجل فيه جميع المصاريف والمواد التي تحتاجها الفرقة والإمكانيات التي تريدها.

*سجل المعسكرات : وهو السجل الذي يدون فيه جميع ما يقوم به الكشافين في المعسكر ودراسة خاصة عن المعسكر والاحتياجات المطلوبة فيه.

*النشاط العام : وهو الذي تسجل فيه جميع الأنشطة التي نفذت والتي لم يتمكن من تنفيذها وتدوينها بذلك السجل .

*سجل الاجتماعات : وهو السجل الذي يدون فيه جميع الاجتماعات الذي تقوم فيها الفرقة سواء أكانت داخل الفرقة آو خارجها وكتابة جميع التوصيات التي تدور في الاجتماع

*سجل الخدمات : وهو الذي يسجل فيه ابرز الخدمات التي يقوم فيها الكشافين آو الفرقة وهي إما تطوعية آو غير ذلك .

*سجل حفلات السمر : وهو الذي يسجل فيه الأدوار التي سيقوم بها الكشافين والمهام الموكلين بها والمناسبات التي تقام من اجلها حفلات السمر .

*سجل التقدم الكشفي : وهو الذي يسجل فيه مراحل انتقال الكشافين من مرحلة لمرحلة والاستحقاقات الكشفية التي ينالها الكشاف من رتبة لأخرى.

أنواع الملفات :
 - ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للانضمام للفرقة الكشفية
 -ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في المعسكرات
 -ملف موافقات أولياء أمور الكشافين للاشتراك في الرحلات
 -ملف الخطابات الواردة للفرقة
 -ملف الخطابات الصادرة من الفرقة
 -ملف النشرات التي تصدرها الفرقة
 -ملف المطبوعات الخاصة بالفرقة
 -ملف التقارير الطبية